Btm Travel Management, da vent’anni a fianco di imprese e professionisti nelle trasferte di lavoro, allarga l’orizzonte:
pronta una piattaforma che utilizza l’AI per semplificare la gestione dei viaggi
Ventitré collaboratori, la sede a San Martino Buon Albergo, quasi vent’anni di attività: Btm Travel Management gestisce le trasferte di lavoro di decine di aziende, in un settore dove le abitudini di chi viaggia sono cambiate. “Il viaggiatore più giovane è più digitale, più rapido, più abituato a fare da sé - racconta Susanna Peretti, cofondatrice insieme a Massimo Fiorenza, Marco Garonzi e, dal 2020, Marco Cefoli -. Ma per un’azienda strutturata il viaggio è qualcosa di più complesso: prenotare da soli un volo o un hotel non basta, quando dietro c’è un sistema fatto di autorizzazioni, policy, documenti, costi, sicurezza, assistenza”.
Numeri alla mano, nel 2024 Btm ha gestito 93 mila persone in viaggio, con 253 compagnie aeree e oltre 4 mila fornitori tra hotel, noleggi e altri servizi, un tempo medio di risposta di 45 minuti e un risparmio medio del 25% sui costi di trasferta. Il servizio va dalla prenotazione di voli, hotel e noleggi alla gestione di visti e assicurazioni, fino all’assistenza emergenze attiva 24 ore su 24, con un Account Travel Manager dedicato per ogni azienda cliente.
“Non lavoriamo soltanto per far risparmiare denaro - spiega Marco Cefoli -. Lavoriamo per far risparmiare tempo. Il valore di una moderna travel management company non è acquistare un biglietto, ma mettere la tecnologia e le persone al servizio del travel manager, automatizzando le attività ripetitive e semplificando la gestione delle trasferte. Così le aziende mantengono il pieno controllo della travel policy e dei costi, dedicando più tempo alle decisioni che generano valore.”
Ogni azienda ha regole proprie su classi di volo, categorie di hotel, tariffe, margini di modifica, passaggi autorizzativi. “Il nostro sistema deve conoscere queste regole, applicarle e renderle operative” - spiega Peretti -. Per questo Btm integra tecnologie di partner esterni con il proprio Crm - il sistema che raccoglie tutte le informazioni sui clienti - invece di affidarsi a un unico grande fornitore, costruendo flussi su misura per ogni cliente.
“Le grandi piattaforme lavorano su grandi numeri - sottolinea Cefoli -. Noi abbiamo scelto un’altra strada: soluzioni tailor made, fatte su misura. Ci piace pensarci come una bottega sartoriale del business travel”. Anche su questo fronte Btm allarga l’orizzonte: è pronta una nuova piattaforma che darà a ogni azienda un ambiente dedicato per consultare dati, report e alert coerenti con la propria travel policy: non si tratta di avvisi generici, ma selezionati in base alle reali necessità. “Il business travel non deve essere visto solo come una spesa, ma come un investimento - dice Peretti -. Alcune riunioni si possono sostituire con incontri online, ma il rapporto diretto conta ancora”. “Abbiamo migliaia di informazioni distribuite tra sistemi diversi - spiega Cefoli -. L’intelligenza artificiale serve a collegarle e restituire un risultato utile, riducendo i tempi di gestione”. Anche la prenotazione autonoma, quando prevista, resta dentro parametri definiti dall’azienda.
“L’autonomia può sembrare efficienza - osserva Peretti -. Ma senza regia l’azienda perde il controllo: non sa dove sono le persone, quanto sta spendendo, come intervenire se qualcosa va storto”. Vale anche per l’assistenza, dove un primo filtro automatico riconoscerà il problema del viaggiatore - un check-in non riuscito, un bagaglio smarrito -.
“I casi più semplici si risolvono con istruzioni chiare - chiarisce Cefoli -. Quelli complessi li gestisce l’operatore”.
Per Peretti, far viaggiare bene un dipendente non significa scegliere l’opzione meno costosa: “Una trasferta intercontinentale o un tecnico che deve essere operativo appena arrivato richiedono valutazioni diverse. Bisogna tenere insieme costo, tempi, sicurezza e benessere della persona”. La differenza si vede quando qualcosa cambia: scioperi, cancellazioni, crisi internazionali o problemi sanitari richiedono risposte immediate e informazioni affidabili.
“Molte informazioni si potranno consultare direttamente e con più rapidità - spiega Cefoli -. Resterà comunque attivo il servizio H24, ma il sistema permetterà di intervenire in modo più tempestivo”.
L’ingresso nel network internazionale One Global rafforza la capacità di Btm di seguire i clienti all’estero attraverso partner con conoscenza locale, senza rinunciare al profilo di travel management company indipendente. “La tecnologia è importante, ma il rapporto umano resta fondamentale - conclude Peretti -.
Non è un semplice clic”.
